Как написать письмо-задание

Письмо-задание – это документ, который используется для постановки задач, инструкций или указаний сотрудникам, подрядчикам или партнерам. Оно должно быть четким, структурированным и содержать всю необходимую информацию для выполнения задачи.

Структура письма-задания

Чтобы письмо-задание было эффективным, придерживайтесь следующей структуры:

1. Заголовок – укажите тему письма, чтобы получатель сразу понял его суть.
2. Приветствие – обратитесь к адресату вежливо и уважительно.
3. Цель письма – кратко объясните, зачем вы его отправляете.
4. Описание задачи – детально изложите суть задания.
5. Сроки выполнения – укажите дедлайны и контрольные точки.
6. Требования и ожидания – опишите, каким должен быть результат.
7. Дополнительные материалы – прикрепите файлы или ссылки, если они нужны.
8. Контакты для связи – укажите, к кому можно обратиться за уточнениями.
9. Заключение – вежливо завершите письмо.

Пример письма-задания

Уважаемый Алексей Петрович,

Прошу вас разработать новый логотип для нашего проекта "СтартПлюс". Логотип должен отражать современный стиль компании и включать фирменные цвета: синий (#0057B8) и белый.

Требования:

• Формат: векторный (AI, EPS) и растровый (PNG, JPG).
• Минимальный размер: 1000×1000 пикселей.
• Логотип должен быть адаптивным (упрощенная версия для маленьких размеров).

Сроки: до 25.10.2023.

Дополнительные материалы (бренд-бук и примеры конкурентов) прикреплены к письму.

Если возникнут вопросы, свяжитесь со мной по телефону +7 (XXX) XXX-XX-XX или email petrov@example.com.

С уважением,
Сергей Петров

Советы по написанию письма-задания

• Будьте конкретны – избегайте двусмысленных формулировок.
• Используйте нумерованные или маркированные списки для удобства восприятия.
• Проверьте текст на грамматические ошибки перед отправкой.
• Если задание сложное, разбейте его на этапы.
• Убедитесь, что все вложения открываются.

Заключение

Письмо-задание – важный инструмент деловой коммуникации. Четкость, структурированность и вежливость помогут добиться быстрого и качественного выполнения поставленной задачи.